Wenn Ihr Unternehmen europaweit im B2B- (Business-to-Business) und B2G-Bereich (Business-to-Government) tätig ist, wissen Sie wahrscheinlich, dass die EU die elektronische Rechnungsstellung in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten für Transaktionen mit öffentlichen Stellen und zunehmend auch zwischen Unternehmen vorschreibt. Unter das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung (Richtlinie 2014/55/EU) soll der Übergang zur vollständigen B2B/B2G-Rechnungsstellung in den Mitgliedstaaten den Zeitraum 2025-2027 umfassen.
Experlogix Document Automation reagiert auf diese Herausforderung mit leistungsstarken neuen Funktionen, die die Einhaltung von Vorschriften einfach und effizient machen.
Warum Experlogix Document Automation in den Chat eingestiegen ist
Experlogix Document Automation ist eine unternehmenstaugliche Plattform zur Automatisierung von Dokumenten. Sie unterstützt die Erstellung von Vorlagen ohne/mit wenig Code, Konnektoren zu wichtigen Systemen und visuelle Drag & Drop-Flow-Orchestrierung. Sie enthält jetzt native Funktionen, die speziell für die Einhaltung der EU-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt wurden. Diese neuen Funktionen reduzieren den manuellen Aufwand, minimieren das Compliance-Risiko und lassen sich direkt in automatisierte Dokumenten-Workflows integrieren.
Experlogix stellt neue eInvoicing-spezifische Funktionen vor
1. Daten in Datei konvertieren Flussblock
Die erste neue Funktion wandelt UBL-Rechnungsdaten in eine strukturierte Datei um, die an Kunden, Steuerbehörden oder Geschäftspartner verteilt werden kann. Dieser Ablaufblock übernimmt Rechnungsdaten aus verbundenen Quellen oder Transformationsdiensten und speichert sie als Datei
Dieser Ablaufblock ist besonders wertvoll, wenn Ihr Datensystem bereits Daten im erforderlichen E-Invoice-Format erzeugen kann. Anstatt die Daten umzuwandeln oder neu zu formatieren, erfasst der Block die Ausgabe einfach als Datei und ermöglicht so eine nahtlose Integration in Ihren automatisierten Workflow. Nach der Speicherung kann diese Datei in nachfolgenden Ablaufblöcken für die weitere Verarbeitung, Verteilung oder Konformitätsprüfung verwendet werden, wodurch der gesamte Prozess der Dokumentenautomatisierung rationalisiert wird.
2. Konvertieren in eInvoicing Flow Block
Der zweite neue Ablaufblock befasst sich mit einer der größten praktischen Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung: der Vereinbarkeit von maschineller Lesbarkeit und menschlicher Nutzbarkeit. Der Block "Convert to eInvoice" löst dieses Problem, indem er eine Hybriddatei erstellt, die entweder die maschinenlesbaren Daten als Anhang in eine getaggte PDF-Datei (ZUGFeRD) oder umgekehrt (PEPPOL BIS 3.0 XML mit eingebettetem PDF) verpackt.
Dieser Ablaufblock nimmt einen bestehenden Rechnungs- oder Gutschriftsbeleg zusammen mit den entsprechenden UBL-Daten und erzeugt eine vollständig konforme Hybriddatei. Das Ergebnis ist eine einzige Datei, die sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch die praktischen Geschäftsanforderungen erfüllt. Die Empfänger können die Rechnung wie jede andere PDF-Datei anzeigen, drucken und ablegen, während ihre Systeme die eingebetteten strukturierten Daten automatisch extrahieren und verarbeiten können.
3. UBL-Verbindung
Experlogix bietet jetzt einen leistungsstarken UBL-Konnektor, der alle standardisierten UBL-Datensätze unterstützt und so die Kompatibilität mit einer Vielzahl von eInvoicing-Anforderungen gewährleistet. Dieser Konnektor kann mit Flow-Triggern gepaart werden, um automatisch Daten von angeschlossenen Systemen abzurufen, die in der Lage sind, Rechnungsinformationen im UBL-Format zu exportieren. Die erste Implementierung des UBL-Konnektors ist so konzipiert, dass sie nahtlos mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) zusammenarbeitet, so dass es für Unternehmen, die F&O verwenden, einfach ist, ihre vorhandenen Daten für die Einhaltung der eInvoicing-Vorschriften zu nutzen.
Mit diesem neuen Ablaufblock können Benutzer Rechnungsdatensätze direkt aus ihrer F&O-Umgebung abrufen und strukturierte UBL-Datensätze erzeugen, die für die elektronische Rechnungsstellung benötigt werden. Sobald die Daten extrahiert sind, können sie innerhalb des Experlogix-Workflows weiterverarbeitet werden, entweder durch Verwendung des Blocks “Daten in Datei konvertieren”, um die UBL-Daten als konforme XML-Datei zu speichern, oder durch Verwendung des Blocks “In elektronische Rechnung konvertieren”, um ein hybrides Dokument zu erstellen, das sowohl menschenlesbare als auch maschinenlesbare Formate kombiniert.
Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, den Prozess zu automatisieren:
- Erfassen von Daten im unterstützten Format aus Microsoft Dynamics 365 F&O und anderen nachfolgenden ERP-Systemen, ohne dass eine weitere Konvertierung erforderlich ist
- Erstellung einer e-Invoicing-konformen XML-Datei
- Konvertierung Ihrer klassischen Rechnung in ein gesetzeskonformes Hybridformat, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.
Je nach den Zustellungsanforderungen der Mitgliedstaaten können Sie Ihre Abläufe so einrichten, dass Ihre elektronischen Rechnungen per E-Mail zugestellt werden, oder, wenn die Zustellung über ein reguliertes Netz wie PEPPOL erforderlich ist, in einem heißen Ordner ablegen oder eine automatische Verarbeitungsanforderung an die API Ihres akkreditierten Zugangspunkts senden.
Eine komplette konforme Lösung
Diese neuen Funktionen unterstützen die praktischen Fakturierungsszenarien, mit denen regulierte Unternehmen täglich konfrontiert sind. Sie lassen sich in die bestehenden Automatisierungsfunktionen der Plattform integrieren und bilden eine solide Grundlage für die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung.
Mit Experlogix Document Automation wird eInvoicing zu einer natürlichen Erweiterung bestehender Workflows zur Dokumentenautomatisierung. Experlogix eliminiert die Notwendigkeit für eigenständige Compliance-Tools oder manuelle Konvertierungsprozesse. Das Ergebnis ist ein einheitlicher, automatisierter Rahmen, der Ihre bestehenden Dokumenten-Workflows erweitert, um die sich entwickelnden EU-Mandate ohne zusätzliche Komplexität zu erfüllen.
Die wichtigsten geschäftlichen Vorteile von Experlogix e-Invoicing:
Geringere manuelle Arbeit und weniger Risiko - Die manuelle Konvertierung von Rechnungsdaten in strukturierte Formate ist fehleranfällig und schwer kontrollierbar, die Automatisierung mildert dies.
Bereitschaft zur Einhaltung der Vorschriften - Eingebaute Konnektoren und Flussblöcke helfen dabei, die Herausforderung zu meistern, strukturierte Datenverpflichtungen auf allen EU-Märkten zu erfüllen.
Skalierbarkeit und Flexibilität - Flows sind visuell, modular und erweiterbar. Sie können Geschäftslogik hinzufügen, um viele Länderformate und Käufertypen zu unterstützen, ohne Ihre Dokumentenprozesse neu erfinden zu müssen.
Integration in bestehende Systeme - Experlogix bietet Plug-and-Play-Konnektivität zu den gängigsten ERP/CRM-Systemen, Microsoft Power Automate und eine offene REST-API zur einfachen Integration in Ihre bestehende Softwarelandschaft.
Auditierbarkeit und Governance - Zentralisierte Verwaltungs-, Versionierungs- und Protokollierungsfunktionen unterstützen die Anforderungen von Unternehmen in Bezug auf die Aufbewahrung von Dokumenten, Prüfpfade und regulierte Geschäfte.
Zukunftssicher - Wenn im Zuge der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in den Mitgliedstaaten neue Formate oder Lieferanforderungen auftauchen, können Sie Ihre Abläufe anpassen, anstatt sie von Grund auf neu aufzubauen.
Blick nach vorn
Für die meisten B2B- und B2G-Unternehmen, die in Europa tätig sind, stellt die Ausweitung des EU-Mandats für die elektronische Rechnungsstellung sowohl eine gesetzliche Verpflichtung als auch eine Gelegenheit dar, ihre Rechnungsabläufe zu modernisieren und zu automatisieren.
Die neu eingeführten Funktionen von Experlogix Document Automation, “Convert Data to File” und “Convert to e-invoice” sowie der direkte “UBL-Connector” für ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 F&O, adressieren direkt die zentrale technische Herausforderung, konforme maschinenlesbare Rechnungsformate zu generieren und gleichzeitig menschenlesbare Rechnungen zu erhalten. In Kombination mit den bestehenden Stärken der Lösung (Plug-and-Play-Konnektoren, Erstellung von No-Code/Low-Code-Flows, intuitives Vorlagendesign, geschäftslogikgesteuerte Lieferung und Archivierung) erhalten Sie eine robuste Plattform für die Einhaltung von E-Invoicing-Vorschriften, länderübergreifende Skalierbarkeit und operative Effizienz.
