Microsoft Power Platform, Experlogix en Document Automation integreren bedrijfsgegevens, geautomatiseerde workflows, documentgeneratie, goedkeuringsprocessen, verzending en opslag in gecoördineerde processen die handmatige overdrachten beperken en de werkstroom in stand houden.
Hoe Microsoft Power Platform en Document Automation samenwerken
Microsoft Power Platform biedt een reeks tools voor het ontwikkelen van bedrijfsapplicaties, het coördineren van geautomatiseerde processen, het analyseren van informatie en het werken met gegevens in zowel Microsoft-systemen als systemen van derden.
Experlogix Document Automation voegt de documentlaag toe: het genereren van dynamische, gegevensgestuurde inhoud, het beheren van documentstromen, het coördineren van beoordelingen en goedkeuringen, het aanleveren van voltooide documenten, het vastleggen van elektronische handtekeningen en het opslaan van definitieve documenten.
Wanneer de twee platforms met elkaar zijn verbonden, kan een gebeurtenis in een systeem zoals Microsoft Dynamics 365 een workflow in gang zetten waarbij gegevens worden verzameld, een document wordt gegenereerd, dit ter goedkeuring wordt doorgestuurd, aan de juiste ontvanger wordt bezorgd, het bedrijfsdossier wordt bijgewerkt en het resultaat wordt gearchiveerd.
Coördineert applicaties, triggers, gegevensverzameling, meldingen, systeemupdates en workflowacties die in meerdere applicaties plaatsvinden.
Genereert gepersonaliseerde documenten op basis van betrouwbare gegevens en beheert de levenscyclus van documenten, van het opstellen ervan tot en met de goedkeuring, verzending, ondertekening en opslag.
Een recordupdate, een geplande datum, een ingevuld formulier, een goedkeuringsbesluit of een nieuw gegenereerd document zet de workflow in gang.
De flow haalt informatie op uit Dynamics 365, Dataverse, prijsbepalingssystemen, inhoudsbibliotheken, formulieren of andere gekoppelde toepassingen.
Goedgekeurde sjablonen, bedrijfsregels, voorwaardelijke inhoud en actuele gegevens worden samengevoegd tot het vereiste document.
Het document kan verschillende vastgestelde interne beoordelingsfasen, goedkeuringsprocedures, elektronische ondertekening of uitzonderingsafhandeling doorlopen.
Power Automate kan het document verzenden, bronrecords bijwerken, belanghebbenden op de hoogte brengen en een kopie opslaan in de juiste opslagplaats.
Het resultaat is een end-to-end-proces waarin applicaties, gegevens, documenten en mensen met elkaar verbonden blijven, zonder dat er bij elke stap handmatige overdrachten nodig zijn.
Complexe documentprocessen stroomlijnen
Power Automate kan zakelijke gebeurtenissen detecteren en automatisch een proces starten. Zo kan een wijziging in een klantrecord in Microsoft Dynamics 365 bijvoorbeeld een workflow in gang zetten voor het opstellen van een offerte, een voorstel, een contract of een ander document dat bestemd is voor de klant.
De workflow kan informatie ophalen uit diverse bronnen, waaronder klantdossiers, product- en prijssystemen, voorraaddatabases, goedgekeurde algemene voorwaarden en andere bedrijfsapplicaties. Daarnaast kan de workflow ontbrekende informatie of opmerkingen opvragen bij een verkoper voordat het genereren van documenten van start gaat.
Experlogix Document Automation genereert vervolgens het document op basis van een gegevensgestuurde sjabloon en kan de controle- en goedkeuringsprocessen beheren. Zodra het document is goedgekeurd, kan Power Automate het Dynamics 365-record bijwerken en het voltooide document naar de klant verzenden.
- Trigger Een klant- of leadrecord wordt gewijzigd in Dynamics 365.
- Gegevensverzameling Power Automate verzamelt gegevens over klanten, producten, prijzen en contracten.
- Documentgeneratie Experlogix stelt de offerte, het voorstel of het contract op aan de hand van een goedgekeurd sjabloon.
- Voltooiing Het document wordt gecontroleerd, geleverd en geregistreerd in het systeem van de klant.
Gegevens en documenten worden tussen systemen uitgewisseld zonder dat medewerkers informatie van de ene toepassing naar de andere hoeven te kopiëren.
Offertes en voorstellen kunnen met minder vertraging worden opgesteld, gecontroleerd en verzonden.
Handmatige, op papier gebaseerde processen vervangen
Veel organisaties maken nog steeds gebruik van repetitieve processen die zijn gebaseerd op papieren formulieren, via e-mail verstuurde spreadsheets en handmatige gegevensinvoer. De onkostendeclaraties van medewerkers zijn hier een voorbeeld van.
Een geplande Power Automate-stroom kan medewerkers eraan herinneren om onkosten in te dienen via een mobiele applicatie die met Power Apps is gemaakt. Het formulier registreert gegevens zoals het personeelsnummer, de afdeling, de datum van de uitgave, de categorie, het bedrag en aanvullende details.
Power Automate verzamelt de ingediende gegevens en verzendt deze via de Experlogix-connector. Experlogix Document Automation voert de informatie in een gestandaardiseerd sjabloon voor onkostendeclaraties in en stelt het voltooide document op.
Het rapport kan vervolgens ter goedkeuring worden doorgestuurd naar de betreffende leidinggevende. Na goedkeuring zet Power Automate de workflow voort door de uitgave in het boekhoudsysteem te registreren en de vergoeding in gang te zetten.
- Geplande herinnering Medewerkers ontvangen aan het einde van de rapportageperiode een herinnering om hun onkosten in te dienen.
- Digitale gegevensvastlegging Een Power Apps-formulier vervangt het papieren onkostendeclaratieformulier.
- Het opstellen van documenten Experlogix genereert automatisch de gestandaardiseerde onkostendeclaratie.
- Goedkeuring en vergoeding Het rapport gaat vervolgens in op de manager, het boekhoudsysteem en de vergoedingsprocedure.
Verplichte velden en gestructureerde formulieren zorgen ervoor dat er minder ontbrekende of onvolledige onkostengegevens zijn.
Elke onkostendeclaratie volgt het goedgekeurde formaat en is gebaseerd op de ingediende gegevens.
Rapporten worden doorgestuurd naar de juiste goedkeurder, zonder dat er handmatig hoeft te worden doorgestuurd.
Goedgekeurde informatie kan direct worden doorgegeven aan de daaropvolgende boekhoud- en vergoedingsprocessen.
Zorg voor tijdige naleving van de regelgeving
Toezichthoudende instanties kunnen van organisaties verlangen dat zij op gezette tijden rapporten indienen. Het niet naleven van deadlines, onvolledige informatie en inconsistente documentatie kunnen leiden tot waarschuwingen, boetes of andere sancties.
Power Automate kan het rapportageproces starten wanneer een uiterste datum nadert. De workflow verzamelt de benodigde gegevens uit gekoppelde systemen en stuurt deze door naar Experlogix Document Automation.
Experlogix stelt het rapport op aan de hand van een goedgekeurd sjabloon en actuele bedrijfsgegevens. Nadat het rapport is gecontroleerd en geleverd, kan Power Automate de indieningsdatum vastleggen en een kopie opslaan in Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Dropbox of een andere gekoppelde opslaglocatie.
- Trigger op vervaldatum Een naderende wettelijke deadline zet het proces in gang.
- Rapportagevergadering De vereiste informatie wordt verzameld en in een goedgekeurd rapportsjabloon ingevuld.
- Gecontroleerde levering Het voltooide rapport wordt gecontroleerd en naar de bevoegde toezichthoudende instantie verzonden.
- Auditverslag De datum van indiening en het definitieve document worden geregistreerd en bewaard.
Automatisering neemt de verantwoordelijkheid voor compliance niet over. Het biedt compliance-teams een beter beheersbaar proces voor het verzamelen van gegevens, het genereren van gestandaardiseerde rapporten, het halen van deadlines en het bewaren van bewijsmateriaal met betrekking tot de indiening.
Automatiseer de promotie van content via nieuws- en sociale media
Documentworkflows beperken zich niet tot contracten, rapporten en operationele formulieren. Zij kunnen ook herhaalbare marketing- en communicatieprocessen ondersteunen.
Wanneer een opportuniteit in Microsoft Dynamics 365 de status ‘Gesloten – Gewonnen’ krijgt, kan Power Automate een workflow starten die gebruikmaakt van Experlogix en Document Automation om een persbericht te genereren op basis van een goedgekeurd sjabloon.
Klantgegevens en andere variabele inhoud kunnen rechtstreeks uit het opportunity-record worden opgehaald. Het gegenereerde persbericht wordt doorgestuurd naar de betreffende belanghebbenden ter beoordeling en goedkeuring.
Zodra het bericht is goedgekeurd, kan Power Automate het persbericht op de bedrijfswebsite publiceren, het per e-mail naar mediacontacten versturen, berichten opstellen voor LinkedIn, X en andere geselecteerde kanalen, en medewerkers op de hoogte brengen van de nieuwe klant.
- Trigger bij ‘Gesloten – Gewonnen’ Een nieuwe klant of een afgeronde verkoop zet de communicatieworkflow in gang.
- Opstellen van persberichten Experlogix combineert goedgekeurde teksten met klant- en opportuniteitsgegevens.
- Redactionele goedkeuring De afdeling marketing, communicatie, juridische zaken of het management beoordeelt het persbericht.
- Gecoördineerde promotie De goedgekeurde inhoud wordt verspreid via het internet, e-mail, sociale media en interne kanalen.
Goedgekeurde sjablonen en brongegevens zorgen ervoor dat namen, details, plaatsing en opmaak consistent blijven.
Communicatie kan met minder losstaande stappen van een zakelijk evenement naar een goedgekeurde publicatie verlopen.
Archiefdocumenten voor een betere klantervaring
Organisaties hebben vaak moeite om een volledig beeld van elke klant te krijgen, omdat transacties, documenten en communicatie in afzonderlijke systemen worden opgeslagen.
Wanneer medewerkers verantwoordelijk zijn voor het handmatig uploaden van klantdocumenten naar een centrale opslagplaats, kan dit leiden tot vertragingen, verkeerde archivering of het volledig ontbreken van documenten.
Power Automate kan controleren of er nieuwe documenten zijn aangemaakt door Experlogix en Document Automation en deze automatisch kopiëren naar een archief dat per klant is geordend. In een speciale map of een specifiek dossier kunnen documenten worden verzameld die zijn gegenereerd door de afdelingen verkoop, klantenservice, incasso, bedrijfsvoering, juridische zaken en andere afdelingen.
Door deze documenten te bundelen, krijgen medewerkers een breder beeld van de context voordat zij de volgende interactie met een klant aangaan. Zij kunnen zien wat er is verzonden, wat er is goedgekeurd en welke interacties er binnen de organisatie al hebben plaatsgevonden.
- Documentherkenning Power Automate detecteert een nieuw aangemaakt klantdocument.
- Klantmatching De workflow bepaalt welk klantdossier of welke archiefmap het juiste is.
- Automatische opslag Het document wordt gekopieerd naar de daarvoor bestemde gecentraliseerde opslagplaats.
- Verbeterde context Toekomstige interacties worden gebaseerd op een vollediger overzicht van de communicatie met de klant.
Klantdocumenten van verschillende afdelingen worden op een gemeenschappelijke locatie bewaard.
Het archiveren is niet afhankelijk van het feit of een medewerker eraan denkt om elk document handmatig te uploaden.
Teams kunnen een uitgebreider overzicht van de communicatie en de afgeronde documentprocessen inzien.
Medewerkers kunnen toekomstige interacties met een beter begrip van de context en minder informatiehiaten tegemoet treden.
Power Platform en Document Automation samenbrengen
Microsoft Power Platform biedt organisaties een flexibele manier om applicaties te ontwikkelen, gegevens te koppelen, workflows in gang te zetten en acties tussen bedrijfssystemen te coördineren.
Experlogix Document Automation breidt deze workflows uit met geavanceerde functies voor het genereren van documenten en het beheer van de documentlevenscyclus. Samen kunnen de platforms organisaties helpen om processen te versnellen, de productiviteit te verhogen, handmatig werk te verminderen, de consistentie te verbeteren en vermijdbare vertragingen te elimineren.
De meerwaarde beperkt zich niet tot één afdeling. Dezelfde geïntegreerde aanpak kan worden toegepast op verkoopvoorstellen, formulieren voor medewerkers, wettelijk verplichte rapportages, communicatie met klanten, marketingmateriaal en documentarchivering.
Voor de implementatie, integratie, het beheer, de beveiliging en het ontwerpen van geavanceerde workflows is nog steeds de nodige technische expertise vereist. Zodra de omgeving is opgezet, kunnen bevoegde zakelijke en technische gebruikers talrijke sjablonen, regels en routinematige wijzigingen in de workflow beheren zonder dat de onderliggende applicatie opnieuw hoeft te worden opgebouwd.
Wijzigingen in gegevens, data, goedkeuringen en het indienen van formulieren kunnen automatisch documentprocessen in gang zetten.
Er kunnen documenten worden gegenereerd op basis van actuele informatie die is opgeslagen in de onderling gekoppelde systemen.
Het opstellen, controleren, goedkeuren, verzenden, ondertekenen, bijwerken van het systeem en opslaan kunnen als één proces worden uitgevoerd.
Succesvolle werkprocessen kunnen worden aangepast voor andere teams, documenten, systemen en bedrijfsprocessen.
Het beste uitgangspunt is een herhaalbaar documentproces met duidelijke gegevensbronnen, meetbare vertragingen, handmatige overdrachten, goedkeuringsvereisten of terugkerende fouten.
Veelgestelde vragen over Microsoft Power Platform en Document Automation
Hoe werkt Experlogix Document Automation in combinatie met Microsoft Power Platform?
Power Platform kan workflows activeren, gegevens verzamelen, acties tussen applicaties coördineren en bedrijfssystemen bijwerken. Experlogix gebruikt die gegevens om documenten te genereren en te beheren, waarna de voltooide output wordt teruggestuurd naar de bredere workflow voor verzending, opslag, ondertekening of verdere verwerking.
Welke Microsoft Power Platform-tools kunnen worden ingezet in een documentworkflow?
Veelgebruikte componenten zijn onder meer Power Automate voor het coördineren van workflows, Power Apps voor het gestuurd vastleggen van gegevens en het ontwikkelen van applicaties, Microsoft Dataverse voor gestructureerde bedrijfsgegevens, Dynamics 365 voor klant- en operationele gegevens, en SharePoint of OneDrive voor het opslaan van documenten.
Welke soorten documenten kunnen worden geautomatiseerd?
Voorbeelden hiervan zijn offertes, voorstellen, contracten, onkostendeclaraties, nalevingsrapporten, correspondentie met klanten, persberichten, mededelingen, formulieren en andere op gegevens gebaseerde zakelijke documenten.
Kan Power Automate het genereren van Experlogix-documenten in gang zetten?
Ja. Een Power Automate-flow kan worden gestart wanneer een record wordt gewijzigd, een formulier wordt verzonden, een datum nadert, een goedkeuring plaatsvindt of een andere geconfigureerde zakelijke gebeurtenis plaatsvindt. De flow kan vervolgens de benodigde gegevens naar Experlogix verzenden voor het genereren van documenten.
Kan Experlogix acties in Power Automate activeren?
Gekoppelde workflows kunnen vanuit Experlogix ook Power Automate-acties activeren, waardoor documentgebeurtenissen en voltooide flowstappen activiteiten in andere toepassingen in gang kunnen zetten.
Maakt deze integratie technische teams overbodig?
Nee. Technische expertise is van belang voor de implementatie, de architectuur, integraties, beveiliging, governance, het testen en geavanceerde workflowvereisten. Na de implementatie kunnen bevoegde gebruikers vaak zelf talrijke sjablonen, regels en routinematige proceswijzigingen beheren via configureerbare tools.
Welk proces is geschikt om als eerste te automatiseren?
Zoek naar een herhaalbaar, op regels gebaseerd documentproces met duidelijke gegevensbronnen en meetbare knelpunten, zoals buitensporige handmatige invoer, veelvuldige fouten, vertragingen bij de goedkeuring, inconsistente documentformaten of onbetrouwbare archivering.
Ontdek hoe Experlogix en Document Automation een uitbreiding vormen op Microsoft Power Platform met gereguleerde documentgeneratie, goedkeuringen, verzending, ondertekening en opslag.
