Cómo funciona Document Automation
Paso 1: Recopilar y organizar los datos
Elimina la tediosa tarea de copiar y pegar datos de varios sistemas.
- Extrae datos de sistemas CRM, ERP, formularios y sistemas existentes, independientemente de dónde los guardes.
- Validar y estructurar los datos automáticamente.
- Configura flujos de datos fluidos para que la información se incorpore automáticamente a tus documentos.
Paso 2: Crear plantillas y reglas
Diseña plantillas dinámicas con campos basados en datos que se rellenan automáticamente para garantizar la precisión en todos los documentos generados.
- Gestiona reglas avanzadas para documentos, contenido condicional, diseños multimarca y cálculos dentro de tus plantillas.
- Crea tus documentos en un entorno familiar y fácil de usar con nuestro complemento para Microsoft Word.
- Convierte tus documentos actuales en plantillas y configura la lógica de negocio para los documentos generados.
Paso 3: Generación automática de documentos
Crea documentos precisos y personalizados en cuestión de segundos —desde contratos y ofertas hasta informes, facturas o pólizas—, tanto si necesitas un solo archivo como si necesitas miles.
- Combina automáticamente los datos con las plantillas con un solo clic.
- Genera documentos siempre en el formato adecuado (PDF, DOCX, XLSX, PPTX y muchos más).
- Activa la creación de documentos en función de eventos, programaciones o flujos de trabajo, y añade pasos opcionales para la revisión, la aprobación y la firma electrónica.
Paso 4: Entrega y almacenamiento
Gestiona los documentos a lo largo de cualquier proceso de aprobación y, a continuación, envíalos o archívalos automáticamente con un seguimiento completo y listos para una auditoría.
- Envía o almacena automáticamente a través del correo electrónico, la impresión, el almacenamiento en la nube, los portales o los sistemas integrados.
- Dirige los documentos a través de flujos de trabajo de varios pasos que incluyen revisión, aprobación y controles de cumplimiento normativo.
- Realiza un seguimiento de cada etapa con registros de auditoría completos y visibilidad del estado.
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