Comment fonctionne Document Automation
Étape 1 : Collecte et organisation des données
Évitez cette tâche fastidieuse qui consiste à copier-coller des données provenant de plusieurs systèmes.
- Extrayez des données depuis vos CRM, ERP, formulaires et systèmes existants, quel que soit l'endroit où vous les stockez.
- Valider et structurer les données automatiquement.
- Mettez en place des flux de données fluides afin que les informations soient automatiquement intégrées à vos documents.
Étape 2 : Créer des modèles et des règles
Concevez des modèles dynamiques comportant des champs alimentés par des données qui se remplissent automatiquement afin de garantir l'exactitude de tous les documents générés.
- Gérez des règles avancées relatives aux documents, du contenu conditionnel, des mises en page multimarques et des calculs au sein de vos modèles.
- Créez vos documents dans un environnement familier et convivial grâce à notre complément pour Microsoft Word.
- Convertissez vos documents existants en modèles et définissez la logique métier pour les documents générés.
Étape 3 : Génération automatisée de documents
Créez en quelques secondes des documents précis et personnalisés — qu’il s’agisse de contrats, de devis, de rapports, de factures ou de polices d’assurance, que vous ayez besoin d’un seul fichier ou de plusieurs milliers.
- Intégrez automatiquement des données dans des modèles en un seul clic.
- Créez systématiquement des documents au format approprié (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, etc.).
- Déclenchez la création de documents en fonction d'événements, de calendriers ou de workflows, et ajoutez des étapes facultatives de révision, d'approbation et de signature électronique.
Étape 4 : Livraison et stockage
Faites passer les documents par n'importe quel processus de validation, puis transmettez-les ou archivez-les automatiquement, avec un suivi complet et une préparation optimale pour les audits.
- Envoyez ou stockez automatiquement vos fichiers par e-mail, via l'impression, le stockage dans le cloud, des portails ou des systèmes intégrés.
- Suivre un parcours à travers des processus en plusieurs étapes, notamment la révision, la validation et les contrôles de conformité.
- Suivez chaque étape grâce à des pistes d'audit complètes et à une visibilité totale sur l'état d'avancement.
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